1. Kto przetwarza dane i w jakiej roli

1.1. W zależności od rodzaju danych, podmiot prowadzący Serwis Calmedi ("Operator") występuje w dwóch różnych rolach:

• jako administrator danych - w odniesieniu do danych Gabinetów (konto, dane rozliczeniowe, dane logowania);
• jako podmiot przetwarzający (procesor) - w odniesieniu do danych Klientów zbieranych przy rezerwacji wizyt, działający na zlecenie i w imieniu danego Gabinetu, który w tym zakresie jest administratorem danych.

1.2. Jeśli jesteś Klientem i chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak Twoje dane są wykorzystywane, albo chcesz skorzystać z praw opisanych w punkcie 6 - skontaktuj się bezpośrednio z Gabinetem, u którego dokonałeś(aś) rezerwacji. To on jest administratorem Twoich danych i to on decyduje o celach i sposobach ich przetwarzania.

2. Dane Gabinetów (administrator: Operator)

2.1. Zakładając konto, Gabinet podaje: nazwę, adres e-mail, hasło (przechowywane wyłącznie w formie zaszyfrowanej), opcjonalnie logo i dane pracowników.

2.2. Dane te są przetwarzane w celu: świadczenia usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie umowy), rozliczeń abonamentu, kontaktu w sprawach technicznych, wypełnienia obowiązków prawnych (np. księgowych).

2.3. Dane rozliczeniowe związane z płatnościami przetwarzane są przez zewnętrznego dostawcę usług płatniczych (Stripe), zgodnie z jego własną polityką prywatności.

3. Dane Klientów (administrator: Gabinet)

3.1. Przy rezerwacji wizyty zbierane są: imię i nazwisko, numer telefonu, opcjonalnie adres e-mail oraz powód/cel wizyty.

3.2. Dane te trafiają bezpośrednio do Gabinetu, u którego dokonywana jest rezerwacja, i służą wyłącznie realizacji i obsłudze tej wizyty (w tym wysyłce potwierdzeń i przypomnień).

3.3. Operator przetwarza te dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do technicznego działania Serwisu (przechowywanie w bazie danych, wysyłka wiadomości SMS/e-mail w imieniu Gabinetu) i nie wykorzystuje ich do żadnych własnych celów, w tym marketingowych.

3.4. W przypadku gabinetów świadczących usługi medyczne lub zdrowotne, powód wizyty może stanowić dane dotyczące zdrowia w rozumieniu art. 9 RODO. Odpowiedzialność za zapewnienie właściwej podstawy prawnej przetwarzania takich danych spoczywa na Gabinecie jako administratorze.

4. Odbiorcy danych

W związku ze świadczeniem usługi, dane mogą być powierzane następującym kategoriom podmiotów:

• dostawca hostingu, na którym działa Serwis i przechowywana jest baza danych;
• dostawca usługi płatności online (Stripe) - w zakresie danych rozliczeniowych Gabinetów;
• dostawca bramki SMS - w zakresie numeru telefonu Klienta, wyłącznie w celu wysyłki potwierdzeń/przypomnień o wizycie;
• dostawca usługi poczty elektronicznej - w zakresie adresu e-mail, w tym samym celu.

5. Okres przechowywania danych

5.1. Dane Konta Gabinetu przechowywane są przez czas trwania umowy oraz przez okres wymagany przepisami prawa (np. podatkowymi) po jej zakończeniu.

5.2. Dane Klientów związane z wizytami przechowywane są przez okres decydowany przez Gabinet jako administratora tych danych, zgodnie z jego własnymi obowiązkami prawnymi i politykami. Gabinet może w każdej chwili usunąć dane konkretnego Klienta ze swojego panelu.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO, każdej osobie przysługuje prawo do: dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

W zależności od tego, czyich danych dotyczy żądanie, należy je kierować do właściwego administratora: Gabinet - w sprawie danych Klientów zbieranych przy rezerwacji; Operator - w sprawie danych Konta Gabinetu.

7. Pliki cookie

7.1. Serwis wykorzystuje wyłącznie niezbędne pliki cookie, konieczne do jego prawidłowego działania - w szczególności plik sesyjny utrzymujący stan zalogowania. Pliki te nie służą celom marketingowym, reklamowym ani analitycznym i nie są przekazywane podmiotom trzecim.

7.2. Ponieważ są to pliki niezbędne do działania Serwisu, ich stosowanie nie wymaga odrębnej zgody użytkownika, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Możesz zablokować pliki cookie w ustawieniach swojej przeglądarki, co może jednak uniemożliwić prawidłowe korzystanie z Serwisu (np. utrzymanie zalogowania).

7.3. Jeśli w przyszłości Serwis zacznie wykorzystywać dodatkowe pliki cookie (np. analityczne), niniejsza Polityka zostanie odpowiednio zaktualizowana, a użytkownicy poproszeni o stosowną zgodę tam, gdzie będzie ona wymagana.

8. Bezpieczeństwo danych

Operator stosuje techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa odpowiednie do charakteru przetwarzanych danych, w tym: szyfrowanie haseł, połączenie szyfrowane (HTTPS/SSL), ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób i procesów tego wymagających.

9. Zmiany Polityki prywatności

Operator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki. Aktualna wersja zawsze dostępna jest pod tym adresem.